Zoom sur… télétravail et management
publié le 29 novembre 2019
Manager mon entreprise , Regards croisés
Lâcher prise, mais maintenir le lien, user des outils de communication virtuelle, mais se rencontrer physiquement… Loin de ses équipes, le dirigeant doit démontrer ses compétences de manager, et savoir allier efficacité et confiance mutuelle. Olivier Brun, directeur associé de Greenworking, cabinet de conseil spécialisé dans le développement des nouvelles organisations de travail, et Karine Babule, chargée de mission à l’Anact* apportent leur éclairage.

Olivier Brun : Lorsqu’une partie de l’équipe travaille à distance, des instructions peu précises peuvent avoir des répercussions importantes. Il est donc primordial de repenser les règles de fonctionnement de l’équipe pour les adapter aux défis posés par la distance, parmi lesquels la collaboration, la concentration, la cohésion, le partage d’informations ou encore l’apprentissage. Il s’agit notamment d’expliciter les rituels d’équipe et de management à respecter, de définir les modes de communication privilégiés et de fixer des objectifs individuels et collectifs qui soient mesurables, atteignables et priorisés dans le temps.

Karine Babule : Le manager doit s’assurer avec le collaborateur qu’il dispose des moyens nécessaires à l’atteinte de ses objectifs. Qu’ils soient financiers, humains (car parfois il faut travailler en binôme ou à plusieurs) et même d’ordre matériel (TIC). Au-delà des questions de résultat, il convient aussi de veiller à ce que la distance n’engendre pas de surcharge de travail, d’isolement, de désengagement.

Karine Babule : Des temps de réunion physiques sont à instaurer au rythme choisi par le collectif, pour discuter ensemble des problématiques issues de l’activité du travail notamment à distance : qui fait quoi ? Quels sont les objectifs ? Comment les atteindre ? Les conditions de travail sont-elles au service de la performance ? Les règles de fonctionnement doivent-elles être ajustées ? La qualité de vie au travail est-elle maintenue ? C’est important de pouvoir aborder ces questions de visu pour aussi créer un sentiment d’appartenance.

Olivier Brun : Étant éloigné physiquement, il faut communiquer davantage, mais surtout différemment. Pour maintenir le lien professionnel et affectif, entretenir la motivation, coordonner les activités de l’équipe, les rituels physiques sont essentiels. Outre leur fonction d’échange professionnel privilégié, ces temps d’échange représentent des temps de discussion ouverts pour les collaborateurs et permettent aux managers de capter des informations non verbales. Nous conseillons généralement aux managers que nous accompagnons de rassembleur leurs équipes au complet à minima une fois tous les deux mois, de prévoir des échanges bilatéraux physiques mensuels et d’envisager des échanges collectifs via visioconférence de manière hebdomadaire.

Karine Babule : Le management à distance nécessite de travailler avec un équipement adapté, comme une plateforme de gestion de documents permettant le travail collaboratif, un système de web-conférence performant… Si ces outils sont incontournables, le manager à distance doit veiller à ce que ces TIC* ne mettent pas en péril le droit à la déconnexion afin que l’équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle soit maintenu. Attention à la pression informelle de répondre dans l’instant pour valider au regard du groupe son engagement professionnel.

Olivier Brun : Le digital propose un panel d’outils formidables qui ont chacun leur fonction et qui permettent d’atteindre de forts niveaux d’efficacité. Les messageries instantanées permettent de discuter virtuellement de manière spontanée et rapide, et sont idéales pour les questions du quotidien et pour maintenir la cohésion. C’est par ce biais-là qu’on capte tous les signaux faibles de la collaboration. Le SMS ou l’appel téléphonique servent à gérer l’urgence ; la visioconférence avec partage de documents permet d’aborder les questions complexes et on aura recours à l’email pour le formel. Sans oublier la plateforme collaborative pour voir en temps réel les missions des autres collaborateurs. C’est un peu comme une to do list collective qui en plus a l’avantage de remplacer le reporting, d’inclure le tchat et le partage de documents.

*Technologies de l’information et de la communication

Olivier Brun Les études montrent que le ratio interaction positive sur interaction négative doit être plus élevé dans une collaboration virtuelle que présentielle. Parce qu’on ne se voit pas, ou peu, il faut aussi passer du temps à reconnaître le travail réalisé, échanger sur les bonnes nouvelles, alterner liens chauds (relation affective) et liens froids (travail). Remercier et souligner les qualités de son collaborateur permettent de le maintenir impliqué, et adopter une communication positive au sein de l’équipe a un impact favorable sur la cohésion et la solidarité.

Karine Babule : La reconnaissance par le manager du travail effectué reste essentielle pour la qualité de vie au travail. De plus en plus, au-delà de la facilitation du collectif à l’instant et, ce sont aussi les qualités de projection, d’accompagnement des parcours qui sont à développer.

Karine Babule : Il ne s’agit pas de transposer le cadre traditionnel au domicile et de durcir les enjeux de reporting (précision des horaires, tâches prévues, compte-rendu d’activité télé travaillée), mais d’accorder confiance et reconnaissance envers les salariés en situation de télétravail ou de travail à distance.

Olivier Brun : En management à distance, il faut oublier le contrôle. L’aide, le coaching, oui ; fliquer ses collaborateurs, non. Au contraire. Plutôt que de les pousser, faites en sorte qu’ils viennent à vous. Associez-les aux décisions, impliquez-les. Il n’y a pas pire « tue-motivation » que de ne pas faire de retour à un collaborateur qui vous a envoyé son travail. Mettez-le dans la posture de l’association. Prônez l’auto-organisation. Si vous demandez à un collaborateur de fixer ses objectifs, vous constaterez qu’ils seront plus hauts que si vous les aviez fixés. Vos décisions et votre expérience de manager sont importantes, mais associez vos collaborateurs. En 2019 c’est essentiel !

* Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail

BIO EXPRESS

Olivier Brun, cofondateur directeur associé de Greenworking, cabinet de conseil et de formation en innovation managériale. Ingénieur diplômé de CentraleSupélec, Olivier Brun a cofondé Greenworking en 2010 après un début de carrière à l’Inspection générale d’une grande banque française. Passionné par les enjeux humains et sociaux de la « nouvelle entreprise », il insuffle chez Greenworking une double culture de « consultant-chercheur » et de « consultant-entrepreneur ».

Karine Babule, chargée de mission à l’Agence nationale pour l’amélioration des conditions de travail (Anact) au département d’expérimentations d’outils et méthodes au service du dialogue social et professionnel en matière de qualité de vie au travail, égalité professionnelle, performance.